Technologie

Asana effizient nutzen

Asana

Collaboration Apps sind aller Munde. Asana ist beispielsweise ein Projektmanagement Tool, dass dir dabei hilft, deine Aufgaben strukturiert in der Cloud (und somit über alle Geräte hinweg) zu speichern. Inkludiert sind Features wie etwa ToDo-Listen, Kanban-Boards, selbstdefinierte Felder (Dropdown, Text, …). Und natürlich kann man auch anderen Aufgaben zuweisen, den Überblick über Projekte behalten und Status Quo-Reports anfragen uvm. Doch wie für alle Tools die man verwendet ist das ausschlaggebende oft nicht welches Tool man verwendet sondern WIE. Auch Asana kann die  Produktivität nicht erhöhen, wenn du es ineffizient verwendest. Deswegen im Folgenden die Top 3 Hacks um Asana effizient zu nutzen: 

Definiere das WIE

Entscheidet man sich dazu Asana zu verwenden, sollte man sich über die Struktur vor aktiver Verwendung Gedanken machen. 

Asana bietet beispielsweise die Möglichkeit Team und darunter Projekte zu erstellen. 

  1. Gibt es nur ein Team und darunter Projekte mit einer Kennzeichnung am Anfang für die jeweilige Abteilung?
  2. Sind Teams deine Fächer im Studium und darunter hast du die unterschiedlichsten Projekte?
  3. Verwendest du Asana privat und strukturierst es nach „Work, Freizeit, Privat“ und teilst das mit deiner Familie?

Die gleichen Gedanken sollte man sich über Struktur innerhalb der Tasks, Zuweisungen an KollegInnen, Timelines, etc. machen.

Die Regeln müssen allen Beteiligten klar kommuniziert werden um den geeigneten Rahmen zu schaffen. Ohne so ein Regelwerk, ist die Verwendung eher verwirrend und Asana kann nicht effizent genutzt werden.

Interruptions während der Arbeit

Fallen dir während dem Arbeiten kleine ToDos ein wie etwa einen Arztbesuch noch ausmachen oder einkaufen gehen? Schreibe diese in Asana auf. Sind diese mal niedergeschrieben, stören sie dich nicht mehr und du kannst dich voll auf deine Arbeit fokussieren. Klingt banal, wirkt jedoch Wunder, da diese ToDos sich dann in einem „safe place“ befinden und du keine Angst mehr haben musst diese zu vergessen.

Hotspot

Überlege dir, wo du deine ToDos überall hinschreibst. Kalendar, Post-Its, in den Notizen, etc. Wenn du diese Analyse gemacht hast, dann versuche langsam dich von diesen ToDo-Sammlungen zu trennen und alles in Asana zu sammeln. Wenn du alle deine ToDos auf 10 verschiedenen Apps sammelst, bringt sich das kaum was, da du immer nachdenken musst wo du Todo X, Y, Z gespeichert hast. Mit einem einzigen Tool hast du dieses Problem nicht – du hast alles in einem gespeichert und kannst dir sicher sein, dass deine Aufgaben sich auch an einem Ort befinden. 

Oft sind es die kleinen Sachen, die man nicht beachtet, aber große Auswirkungen auf die eigene Produktivität haben. Das WIE vor aktiver Toolverwendung definieren, Interruptions während dem Tag in Asana erfassen und das Tool als einzigen Hotspot verwenden für deine Aufgaben sind drei kleine Hacks die du beachten solltest und Asana effizient zu nutzen um deine Produktivität zu erhöhen!